La base
Lorsque vous créez un formulaire, il y a trois parties à créer pour faire un formulaire :
En-tête
Corps
Pied de page
⚠️ IMPORTANT :
Tout le formatage que vous ajoutez à vos formulaires (type de police, grosseur de police, couleur du texte, couleur de l'arrière-plan, etc.) ne va rien changer au niveau du visuel dans l'application Paperless. Nous vous encourageons vivement à utiliser tout de même des couleurs et du formatage dans vos formulaires afin de vous offrir un support visuel lors de la lecture de vos feuilles de calcul.
Ne fusionnez aucune colonnes dans le formulaire, sauf pour faire des groupes de lignes dans les grilles statiques.
Partie 1 : En-tête
L'en-tête est au haut du formulaire en tout temps et utilise les trois premières cellules d'un formulaire :
Titre du formulaire
Utilisez la cellule A1 pour créer le titre de votre formulaire.
Ce titre sera utilisé dans Paperless Forms et sera visible dans le coin supérieur gauche de votre formulaire.
⚠️ IMPORTANT :
Prendre note que le titre du fichier Excel n'impactera pas le nom visible dans Paperless Forms.
Tags par défaut
Utilisez la cellule A2 pour créer les tags par défaut de votre formulaire.
Les tags sont situés sous le titre sur le formulaire et seront affichés dans des étiquettes beiges.
Un tag peut être absolument n'importe quoi que vous voulez qu'il soit. Assurez-vous seulement de mettre votre tag entre paranthèses carrées ("[" and "]") et ajoutez autant de tags que vous voulez un à la suite des autres.
⚠️ IMPORTANT :
Prendre note que les tags sont incroyablement sensibles aux majuscules et minuscules, mais aussi aux accents et espaces. Si vous avez un tag appelé [HACCP] et que vous utilisez un tag sur un autre formulaire appelé [haccp], ces deux tags seront considérés comme étant entièrement différents.
Heure du formulaire
Optionnellement, utilisez la cellule A3 pour ajouter le mot-clé Par heure pour ajouter l'heure à la date toujours présente sur votre formulaire.
Directement sous le titre de votre formulaire, vous aurez toujours la date du jour qui sera visible (ou une autre si vous avez modifiez la date).
Si vous utilisez cette cellule optionnelle, vous pourrez également voir l'heure du formulaire.
Vous pouvez changez la date et/ou l'heure en tapant sur celles-ci.
⚠️ IMPORTANT :
Prendre note que nous suggérons que vous laissiez cette cellule vide si vous ne l'utilisez pas pour éventuellement peut-être ajouter le mot-clé «Par heure», ainsi que pour s'assurer que vos formulaires ont tous la même en-tête, avec le mot-clé ou non.
⚠️ IMPORTANT :
Sautez la ligne 4 pour séparer l'en-tête du corps de votre formulaire.
Débutez votre corps à la ligne 5.
Partie 2 : Corps
Le corps d'un formulaire peut contenir quatre types de contrôle :
Titre
Champ
Grille statique
Grille dynamique
⚠️ IMPORTANT :
Vous pouvez avoir un nombre infini de champs dans votre formulaire. Ils peuvent être situés avant, entre ou après des grilles ou des titres.
Vous pouvez avoir jusqu'à 24 grilles dans votre formulaire. Elles peuvent être situées avant, entre ou après des champs ou des titres.
Vous pouvez avoir un nombre infini de titres dans votre formulaire. Ils peuvent être situés avant, entre ou après des champs ou des grilles.
Titre de section
Utilisez la colonne A sur une ligne pour créer un titre.
Vous pouvez vous créer des titres pour vous aider à mieux identifier vos différentes sections dans votre formulaire.
Il n'y a pas de limite sur le nombre de titres que vous pouvez créer.
⚠️ IMPORTANT :
Si votre titre est trop long, vous verrez possiblement apparaître "..." à la fin de celui-ci. Vous pourrez taper sur le titre pour le voir entièrement.
Sinon, vous avez aussi la possibilité de procéder à un saut de ligne, qui permettra d'afficher plus de caractères de votre titre.
Autrement, vous voudrez peut-être opter pour utiliser la fonctionnalité instruction à la place. Une instruction vous permettra d'avoir un long texte qui viendra se rapporter à la ligne pour apparaître entièrement sur le formulaire. Vous pouvez voir un exemple dans l'image ci-bas.
Champ
Utilisez la méthode ABC sur une même ligne pour créer un champ.
Cette méthode est appelée ainsi dû au fait que nous utilisons les colonnes A, B et C pour créer un champ :
Colonne A: Titre du champ, il peut être ce que vous désirez.
Colonne B: Mot-clé, qui définissent comment le champ va agir lorsque vous le remplirez. Ces mots-clés ont été conçus par notre équipe de développement et sont à votre disposition pour faciliter votre création.
Colonne C: Règle de validation, qui vous permettra d'ajouter des indicatifs rouges, des formules mathématiques ou autres règles importantes. Cette cellule est optionnelle, mais doit être présente même si elle est vide et non-utilisée. Ces règles de validation ont été conçues par notre équipe de développement et sont à votre disposition pour faciliter votre création.
Il n'y a pas de limite sur le nombre de champs que vous pouvez créer.
⚠️ IMPORTANT :
Vous ne pouvez pas avoir plus d'un champ par ligne.
Vous devez débuter la création de votre champ dans la colonne A.
Voici une liste de tous les mots-clés que vous pouvez utiliser :
Voici une liste des règles de validation que vous pouvez utiliser :
Grille statique
Utilisez la méthode 123 dans une colonne pour créer une colonne.
Cette méthode est appelée ainsi dû au fait que nous utilisons trois lignes consécutives d'une même colonne pour créer une colonne pour la grille.
Une grille statique contient des lignes qui seront présentes dès le début du remplissage de votre formulaire et vous ne pourrez pas y ajouter des lignes supplémentaires en cours de production.
Ligne 1 : Titre de la colonne, il peut être ce que vous désirez.
Ligne 2 : Mot-clé, qui définissent comment le champ va agir lorsque vous le remplirez. Ces mots-clés ont été conçus par notre équipe de développement et sont à votre disposition pour faciliter votre création.
Ligne 3 : Règle de validation, qui vous permettra d'ajouter des indicatifs rouges, des formules mathématiques ou autres règles importantes. Cette cellule est optionnelle, mais doit être présente même si elle est vide et non-utilisée. Ces règles de validation ont été conçues par notre équipe de développement et sont à votre disposition pour faciliter votre création.
Il n'y a pas de limite sur le nombre de colonnes que vous pouvez créer.
Il y a une limite de 24 grilles que vous pouvez créer.
⚠️ IMPORTANT :
Vous devez avoir au minimum deux colonnes pour créer une grille.
La grille statique est le seul endroit où vous pouvez créer des groupes de lignes (cellules fusionnées pour créer des sous-sections).
Le groupe de lignes va rester accroché au haut de la grille jusqu'à ce qu'un nouveau groupe de lignes soit atteint ou jusqu'à ce que la fin de la grille soit atteinte.
Si vous voulez utiliser des groupes de lignes, vous devez commencer votre grille avec un groupe de lignes. Vous ne pourrez pas mettre un groupe de lignes au milieu de votre grille sans avoir commencé votre grille avec un.
Assurez-vous de garder une ligne vide entre la fin de votre grille et le reste de votre corps pour séparer votre grille des autres champs et grilles de votre formulaire.
Nous l'appelons la méthode 123, mais vous n'avez pas à utiliser les lignes 1, 2 et 3 (qui sont de toute façon réservées pour l'en-tête). Cela est pour représenter le fait que pouvez créer des colonnes en utilisant trois lignes consécutives, peu importe l'endroit dans le formulaire.
Votre première colonne doit être dans la colonne A.
Voici une liste de tous les mots-clés que vous pouvez utiliser :
Voici une liste des règles de validation que vous pouvez utiliser :
Exemple d'un groupe de lignes :
Grille dynamique
Utilisez la méthode 123 dans une colonne pour créer une colonne.
Cette méthode est appelée ainsi dû au fait que nous utilisons trois lignes consécutives d'une même colonne pour créer une colonne pour la grille.
Une grille dynamique n'aura aucune ligne par défaut lors du remplissage du formulaire. Vous aurez besoin d'appuyer sur la "ligne fantôme" afin de rajouter un nombre infini de lignes.
Ligne 1 : Titre de la colonne, il peut être ce que vous désirez.
Ligne 2 : Mot-clé, qui définissent comment le champ va agir lorsque vous le remplirez. Ces mots-clés ont été conçus par notre équipe de développement et sont à votre disposition pour faciliter votre création.
Ligne 3 : Règle de validation, qui vous permettra d'ajouter des indicatifs rouges, des formules mathématiques ou autres règles importantes. Cette cellule est optionnelle, mais doit être présente même si elle est vide et non-utilisée. Ces règles de validation ont été conçues par notre équipe de développement et sont à votre disposition pour faciliter votre création.
Il n'y a pas de limite sur le nombre de colonnes que vous pouvez créer.
Il y a une limite de 24 grilles que vous pouvez créer.
⚠️ IMPORTANT :
Vous devez avoir au minimum deux colonnes pour créer une grille.
Seules les lignes générées par la "ligne fantôme" seront obligatoires pour la complétion du formulaire et appliqueront leurs règles de validation.
La "ligne fantôme" sera toujours la dernière ligne visible dans votre grille, vous donnant l'opportunité de rajouter une ligne supplémentaire à votre convenance.
La "ligne fantôme" ne déclenchera jamais d'indicatifs rouges ou d'autres règles de validation, puisqu'elle est là seulement pour vous permettre d'ajouter plus de lignes.
Assurez-vous de garder une ligne vide entre la fin de votre grille et le reste de votre corps pour séparer votre grille des autres champs et grilles de votre formulaire.
Lorsque vous mettez une ligne en surbrillance, vous pouvez la supprimer en appuyant sur l'icône "-" qui se trouve complètement à la gauche de la ligne.
Nous l'appelons la méthode 123, mais vous n'avez pas à utiliser les lignes 1, 2 et 3 (qui sont de toute façon réservées pour l'en-tête). Cela est pour représenter le fait que pouvez créer des colonnes en utilisant trois lignes consécutives, peu importe l'endroit dans le formulaire.
Votre première colonne doit être dans la colonne A.
Une excellente suggestion que nous proposons serait de toujousr identifier votre grille dynamique à l'aide d'une ligne vide (tel que démontré dans l'image ci-bas).
Voici une liste de tous les mots-clés que vous pouvez utiliser :
Voici une liste des règles de validation que vous pouvez utiliser :
⚠️ IMPORTANT :
Sautez une ligne à la fin du corps pour séparer celui-ci du pied de page de votre formulaire.
Partie 3 : Pied de page
Le pied de page contient trois mots-clés :
Pieddepagegauche: Ceci sera la partie gauche de votre pied de page
Pieddepagecentre: Ceci sera la partie centrale de votre pied de page
Pieddepagedroit: Ceci sera la partie droite de votre pied de page
Vous devez insérer ces mots-clés dans la colonne A et ajouter dans la colonne B ce que vous désirez avoir dans votre pied de page.
⚠️ IMPORTANT :
Le pied de page en entier est seulement affiché sur une ligne. Il ne se rapportera pas à la ligne s'il est trop long.
Chaque pied de page (gauche, centre, droit) prend un tiers (⅓) de la page. Ne pas en utiliser un ne vous offrira pas plus d'espace.
Il y a un pied de page par défaut que vous pourrez voir si vous n'avez pas encore mis votre pied de page. Il démontrera le titre que vous avez mis dans la cellule A1 (gauche), Version 1 (centre) et la date du jour (droit). Ces informations ne changeront pas ou n'incrémenteront pas au fur et à mesure. Il est donc hautement suggéré de faire votre propre pied de page.
Si votre pied de page est trop long, vous verrez "..." à la fin, mais vous ne pourrez pas voir la totalité du pied de page de quelconque façon. Si cela se produit, raccourcissez votre pied de page.
Erreurs/Problèmes lors de la création
Lorsque vous bâtissez un formulaire, certaines erreurs peuvent survenir. Voici une liste des possibles problèmes à rencontrer :
Message d'erreur à l'ouverture d'un nouveau fichier
Problème : Ce message d'erreur spécifique apparait lorsqu'un formulaire est vide.
Solution : Ajoutez un titre (ou n'importe quoi en fait) pour que l'erreur disparaisse.
Message d'erreur "Vérifier : [...]"
Problème : Ce message d'erreur spécifique apparait lorsque vous visez un champ ou une colonne dans une règle de validation mais le nom de celui-ci n'existe pas ou est mal écrit.
L'erreur vous affichera le nom du champ/de la colonne que vous visez, ce qui vous aide à trouver votre erreur.
Solution : Écrire le bon titre du champ/de la colonne à viser ou s'assurer que ce titre existe.
Champ/Grille qui n'apparait pas
Problème : Il n'y a pas de message d'erreur, mais lors de l'ajout d'un champ ou d'une colonne, rien n'apparait.
Solution : Un mot-clé utilisé dans un champ/une colonne n'est pas valide, assurez-vous donc que c'est un mot-clé approuvé ou qu'il est écrit correctement.
Champ/Grille qui disparait
Problème : Il n'y a pas de message d'erreur, mais lors de l'ajout d'un champ ou d'une colonne, d'autres champs ou ma grille disparait.
Solution : Un mot-clé utilisé dans un champ/une colonne n'est pas valide, assurez-vous donc que c'est un mot-clé approuvé ou qu'il est écrit correctement.
Grille avec une seule colonne n'apparait pas
Problème : Il n'y a pas de message d'erreur, mais une grille avec une colonne n'apparait pas sur le formulaire.
Solution : Une grille a besoin d'un minimum de deux colonnes pour se générer. En utilisant seulement une colonne, vous créez plutôt des titres de section à l'intérieur du formulaire.
Règle de validation non fonctionnelle
Problème : Il n'y a pas de message d'erreur, mais une ou plusieurs règles de validation ne fonctionnent pas (dans un champ et/ou une colonne).
Solution : Une règle de validation utilisée n'en est pas une valide, assurez-vous que c'est une règle de validation approuvée ou qu'elle est écrite correctement.
Liste externe ne génère pas d'items
Problème : Il n'y a pas de message d'erreur, mais une ou plusieurs listes externes ne listent rien.
Solution #1 : Assurez-vous que la liste est bien dans le répertoire Lists du dossier Dropbox/Google Drive.
Solution #2 : Si la liste vient juste d'être crée et ajoutée au dossier, elle peut prendre jusqu'à 10 minutes avant de se synchroniser dans votre système.
Toutes les mises à jour subséquentes du fichier seront disponibles après une minute ou deux.
Solution #3 : Si cela fait quelques temps que le fichier a été ajouté au dossier Lists, assurez-vous de recharger votre modèle de formulaire dans le mode Éditeur de Paperless Forms.
Solution #4 : Assurez-vous que la référence entre la colonne dans la liste et le champ/la colonne utilisé dans votre formulaire ont le même titre exactement.
Solution #5 : Assurez-vous que le nom de la liste visée dans votre règle de validation est exactement le même que le fichier de la liste.
Solution #6 : Contactez notre support afin que nous puissions investiguer davantage.
Matrice ne remplit pas une grille
Problème : Il n'y a pas de message d'erreur, mais une matrice ne déclenche pas le remplissage d'une grille.
Solution #1 : Assurez-vous que la matrice est bien dans le répertoire Lists du dossier Dropbox/Google Drive.
Solution #2 : Si la matrice vient juste d'être crée et ajoutée au dossier, elle peut prendre jusqu'à 10 minutes avant de se synchroniser dans votre système.
Toutes les mises à jour subséquentes du fichier seront disponibles après une minute ou deux.
Solution #3 : Si cela fait quelques temps que le fichier a été ajouté au dossier Lists, assurez-vous de recharger votre modèle de formulaire dans le mode Éditeur de Paperless Forms.
Solution #4 : Assurez-vous que la référence entre la(les) colonne(s) dans la matrice et la(les) colonne(s) utilisé(s) dans votre formulaire ont le même titre exactement.
Solution #5 : Assurez-vous que le nom de la matrice visée dans votre règle de validation est exactement le même que le fichier de la liste.
Solution #6 : Assurez-vous que vous avez une barre de soulignement ("_") supplémentaire à la fin du nom de votre matrice dans la règle de validation.
Ce petit ajout subtile est ajouté automatiquement par le système pour désigner chacune des colonnes suivant le séparateur de matrice ("!").
Solution #7 : Contactez notre support afin que nous puissions investiguer davantage.
Importantes notes additionnelles
Prendre note que lorsqu'un champ/une colonne contient une règle telle que Optionnel ou Invalide lorsque vide si [...], il ne sera pas obligatoire à remplir.
Peu importe une autre règle que celles-ci ou un champ sans règle, il sera automatiquement obligatoire à remplir pour la complétion sur formulaire.Lorsque vous visez des champs/colonnes dans vos règles de validation, vous aurez possiblement besoin de différencier vos titres. Deux champs/colonnes avec des titres qui sont exactement pareils et visés dans deux règles différentes ne fonctionneront pas. Ajoutez une sous-section dans le titre ou simplement un espace à la fin de celui-ci (et plus dans les suivants). Les espaces ne sont pas visibles dans l'application, mais font toute une différence dans la programmation de vos formulaires.
Lorsque vous visez des champs/colonnes dans vos règles de validation, assurez-vous que le titre de votre champ/colonne ne contienne pas des mots-clés réservés qui pourraient rendre votre règle de validation non-fonctionnelle. Des mots comme "EST" ou "SI" sont réservés. Assurez-vous de modifier vos titres pour être conforme.
Malgré le fait qu'ils soient très utiles, essayez d'éviter les espaces dans vos titres. Ils pourraient être difficiles à retrouver lors de l'analyse d'un formulaire pour trouver des erreurs. Ils sont aussi automatiquement retirés dans les calculs, empêchant certains d'entre eux de fonctionner si vous les avez ajouté à vos titres.
Essayez d'éviter d'utiliser des trait d'union ("-"), des croix ("+"), des astérisques ("*") ou des barres obliques ("/") dans vos titres pour éviter des soucis avec vos potentiels formules mathématiques. Les traits d'union seront traités comme des soustractions, les croix comme des additions, les astérisques comme des multiplications et les barres obliques comme des divisions, même s'ils font partis de votre titre!
Lorsque vous visez une même liste déroulante dans plusieurs champs/colonnes, vous aurez besoin de dupliquer cette liste déroulante et la renommer pour qu'elle soit différente de l'autre, soit en ajoutant une sous-section dans le titre ou des espaces.
Vous ne pouvez pas utiliser le résultat d'un calcul avec une règle de type SET [...]. Les résultats sont dynamiques et ne peuvent pas affecter ce genre de règle. Vous pouvez néanmoins utiliser les règles Invalides!
Si vous utilisez une matrice avec un formulaire qui s'en nourrit pour populer automatiquement des grilles, toutes les grilles statiques et dynamiques seront automatiquement repassées par le système et pourraient devenir inutilisables. Seules les informations en provenance de la matrice pourront populer le formulaire. Les champs ne sont pas affectés par la population automatique.
Paperless Forms lit le premier onglet complètement à gauche de votre feuille de calcul une fois celle-ci chargée dans le mode Éditeur. Nous vous suggérons d'utiliser les onglets pour gérer vos différentes versions et pour créer une certaine traçabilité de celles-ci. Vous pouvez utiliser un onglet supplémentaire pour vous créer un registre de modification, puisque Paperless Form n'as pas de système de registre de modification automatisé.