Une matrice est un fichier Excel construit comme une liste pour les formulaires Paperless Forms, mais remplira un tableau au lieu de fournir une liste des éléments, comme le ferait un contrôle liste.

Certains peuvent s'y référer en tant que master schedule, mais elle peut également être utilisée à d'autres fins :

Une matrice contiendra tout ce qui pourrait s'appliquer au besoin du moment, mais selon ce qui est mis en place, permettra à l'utilisateur de remplir automatiquement un tableau avec différents éléments en fonction de ses besoins.

Voici un exemple de schéma directeur pour l'assainissement, qui est utilisé sur un formulaire mensuel :

Dans cet exemple, nous avons des tâches mensuelles et selon les X présents sur la matrice, toutes les tâches ne s'appliquent pas à tous les mois. Lorsque vous voyez le X sous un mois, l'élément sera dans le tableau rempli lorsque vous sélectionnerez ce mois.

En tant qu'utilisateur, vous n'avez qu'à gérer ce fichier. Dans le système lui-même, chaque colonne après le séparateur (colonne jaune dans l'image) est une liste individuelle.

Tout d'abord, vous devez générer un nouveau fichier Excel dans le dossier Lists de votre gestionnaire de fichiers (Dropbox/Azure).

Dans ce fichier, commencez à ajouter les titres des colonnes que vous souhaitez avoir dans la matrice, à partir de la cellule A1. Ces titres doivent être exactement ceux des en-têtes des tableaux de vos formulaires.

Ajoutez-les consécutivement, toujours avec les titres tous sur la ligne 1 du fichier Excel. La ligne 1 est spécifiquement réservée aux titres et aux déclencheurs matriciels.

Ajoutez autant de colonnes que nécessaire.

Veuillez noter que les colonnes ajoutées ne doivent pas nécessairement être des colonnes existantes dans vos formulaires, ou dans un ordre précis, mais peuvent toujours être pertinentes pour vos besoins.

Dans cet exemple, Fréquence peut ne pas être une colonne dans le tableau du formulaire, mais est utile dans la matrice pour aider à planifier correctement les différentes tâches.

Une fois que vous avez ajouté toutes les colonnes dont vous avez besoin, ajoutez-en une autre pour le séparateur matriciel.

Il consiste en un point d'exclamation (« ! »).

Tout ce qui se trouve à gauche de cette colonne est ce qui remplira la grille du formulaire.

Tout ce qui se trouve à droite de cette colonne est la matrice, qui définira quand/comment les éléments remplissent le tableau du formulaire.

Nous vous suggérons d'ajouter une couleur vive à cette colonne, car vous ne devez rien y ajouter d'autre. Vous pouvez également masquer la colonne, ce qui la fera toujours fonctionner.

Que ce soit un mois, un numéro de recette, un département ou autre chose, tout ce qui se trouve à droite du séparateur matriciel servira de déclencheur matriciel.

Il définira ce qui vous aidera à choisir une colonne ou une autre lorsque vous déclenchez cette matrice dans votre formulaire.

Une fois que vous avez ajouté vos éléments à gauche du séparateur matriciel, marquez avec des X quand chaque élément doit être déclenché sur le côté droit de celui-ci.

Dans cet exemple, cela dépendrait du mois pendant lequel cela devrait être fait.

Plusieurs types de contrôles peuvent déclencher une matrice, tels que texte ou numérique.

Cependant, étant donné que le déclencheur doit être saisi par l'utilisateur, certains contrôles sont plus dynamiques que ceux suggérés ci-dessus :

Ce qui fait partie de ce contrôle, doit être exactement la même chose que les déclencheurs matriciels, à droite du séparateur matriciel.
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Par exemple, si votre matrice contient tous les mois de l'année, votre liste, combo ou autre contrôle doit avoir exactement les mêmes éléments.

Le tableau doit contenir exactement les mêmes titres dans la matrice, majuscule pour majuscule, espace pour espace, mot pour mot.

S'il y a une différence, cela ne fonctionnera pas et le tableau ne se remplira pas correctement.

Les groupes de lignes vous permettront d'ajouter plus de profondeur à vos formulaires et de les rendre plus séparés et pratiques pour les utilisateurs.

Voici quelques spécifications concernant les groupes de lignes pour vous assurer de les ajouter correctement :

Tout comme vous feriez référence aux images dans vos formulaires via des listes, vous pouvez également le faire avec une matrice.

Les images doivent être dans le même dossier que le fichier Excel du modèle de formulaire, dans un dossier nommé « Photos Référence », et non avec la matrice.

Ajoutez simplement une colonne dans laquelle vous ajouterez le nom complet et l'extension des images (le cas échéant), et lorsque le tableau sera rempli, il ajoutera les images si elles existent et sont nommées en conséquence.

Ça va ressembler à ceci :

Voici quelques spécifications concernant les images de référence pour vous assurer de les ajouter correctement :

N'importe quel type d'utilisateur peut déclencher une matrice et remplir une grille.

Tant qu'il n'y a rien dans la grille, la matrice peut être aussi déclenchée de nouveau.

Cependant, si quelque chose est ajouté à une table remplie et qu'un utilisateur essaie de déclencher à nouveau la matrice, il sera invité à fournir un nom d'utilisateur et un mot de passe, l'empêchant d'effacer la table.
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Seuls les administrateurs et les gestionnaires peuvent entrer leurs informations d'identification pour déclencher à nouveau la matrice et écraser le contenu de la grille.
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Il est important de noter qu'il s'agit de suggestions.

Il se peut qu'elles ne vous conviennent pas ou qu'elles ne soient pas des modèles complets.

Vous devrez peut-être ajouter d'autres colonnes ici et là, et n'hésitez pas à le faire!

Une matrice quotidienne serait utilisée pour les tâches à effectuer sur un calendrier de 7 jours, qui comprend les tâches quotidiennes, les tâches qui se produisent une fois par semaine ou plusieurs fois par semaine.

Les meilleurs contrôles pour déclencher cette matrice :

Une matrice hebdomadaire serait utilisée pour les tâches à effectuer chaque semaine sur un calendrier de 52 semaines, qui comprend les tâches hebdomadaires, mensuelles, annuelles et autres qui sont effectuées tout au long de l'année (semestriel, trimestriel, etc.).

Les meilleurs contrôles pour déclencher cette matrice :

Une matrice mensuelle serait utilisée pour les tâches à accomplir selon un calendrier de 12 mois, qui comprend les tâches mensuelles, annuelles et autres qui sont effectuées tout au long de l'année (semestriel, trimestriel, etc.).

Les meilleurs contrôles pour déclencher cette matrice :

Une matrice pour ce type de besoin serait utilisée pour les éléments à compléter en fonction d'un département, d'une usine, d'une salle, etc. spécifique.

Les meilleurs contrôles pour déclencher cette matrice :