Expérience de l'utilisateur final
Ce document décrit ce que vos utilisateurs verront et feront lorsque l'authentification unique (SSO) sera activée sur votre compte Paperless. Partagez-le avec votre équipe informatique et vos utilisateurs finaux pour qu'ils sachent à quoi s'attendre.
Conditions préalables
Avant que les flux ci-dessous ne puissent fonctionner, les éléments suivants doivent être en place :
Votre équipe informatique a enregistré Paperless en tant qu'application auprès de votre fournisseur d'identité (Okta ou Entre ID). Un enregistrement pour l'application mobile/de bureau (Paperless Forms app) et un pour le site Web de Paperless Forms.
Le soutien de Paperless Forms a reçu les valeurs de configuration (URL de l'autorité, ID de clients) et a activé le SSO pour votre entreprise.
Le nom d'utilisateur de chaque utilisateur de Paperless Forms correspond exactement à son adresse courriel d'entreprise chez le fournisseur d'identité. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur ne pourra pas se connecter via le SSO.
ℹ️ Remarque : Le SSO est un paramètre qui s'applique à l'ensemble de l'entreprise. |
Flux 1 — Première connexion sur le site Web de Paperless Forms (liaison de compte)
La première fois qu'un utilisateur se connecte au site Web de Paperless Forms après l'activation du SSO, son compte Paperless Forms est automatiquement lié à son identité d'entreprise.
L'utilisateur se rend sur le site Web de Paperless et arrive sur la page de connexion.
Il entre son nom d'utilisateur et son mot de passe Paperless Forms comme d'habitude.
Une fois ses identifiants Paperless Forms acceptés, la page le redirige vers votre fournisseur d'identité (Okta ou Entra ID).
Il se connecte avec ses identifiants d'entreprise. Si votre équipe informatique exige une authentification multifacteur (MFA), elle lui sera demandée à ce moment-là.
Le fournisseur d'identité le renvoie vers Paperless Forms.
En arrière-plan, Paperless Forms vérifie que l'adresse courriel renvoyée par le fournisseur d'identité correspond au nom d'utilisateur de Paperless Forms. Si c'est le cas, le compte est lié. Si ce n'est pas le cas, la connexion est refusée.
L'utilisateur accède à sa page d'accueil habituelle de Paperless Forms, d'où il est maintenant connecté.
ℹ️ Ce que signifie « liaison » : Paperless Forms enregistre un identifiant stable provenant de votre fournisseur d'identité dans la fiche de l'utilisateur. À partir de ce moment, seule cette identité d'entreprise spécifique pourra se connecter en tant que cet utilisateur Paperless Forms. |
Flux 2 — Connexions subséquentes sur le site Web de Paperless Forms
Une fois le compte lié, chaque connexion suivante fonctionne de la même manière que la première, mais l'étape de liaison n'est plus nécessaire.
L'utilisateur entre son nom d'utilisateur et son mot de passe Paperless Forms.
Il est redirigé vers le fournisseur d'identité et se connecte avec ses identifiants d'entreprise (et la MFA si elle est requise).
Paperless Forms vérifie que l'identité renvoyée correspond à l'identifiant lié dans la fiche de l'utilisateur.
Il accède à sa page d'accueil habituelle de Paperless Forms.
ℹ️ Si l'identité ne correspond pas à celle qui est liée (par exemple, si quelqu'un essaie de se connecter à un compte Paperless qui appartient à une autre identité d'entreprise), la connexion est refusée. |
Flux 3 — Première connexion dans l'application sur un appareil
La première fois qu'un utilisateur se connecte sur un appareil après l'activation du SSO :
L'utilisateur sélectionne son compte sur l'appareil et entre son mot de passe Paperless Forms comme d'habitude.
L'appareil détecte que le SSO est requis et ouvre une fenêtre de navigateur sécurisée.
L'utilisateur se connecte avec ses identifiants d'entreprise (et la MFA si elle est requise).
Le fournisseur d'identité le ramène vers l'application.
L'application vérifie l'identité (même règle de correspondance des courriels que pour le site Web) et lie le compte lors de cette première connexion.
L'utilisateur continue normalement sa session dans l'application.
⚠️ Étape unique : Cette liaison n'a lieu que la première fois. Les connexions subséquentes sur le même appareil ne nécessiteront plus l'ouverture de la fenêtre du navigateur, à moins que la session d'entreprise n'ait expiré. |
Flux 4 — Utilisation quotidienne de l'appareil (session en arrière-plan)
Après la première connexion, l'appareil maintient l'utilisateur connecté tant que sa session d'entreprise demeure valide. La plupart du temps, ce processus est invisible pour l'utilisateur.
L'appareil met en cache un jeton d'accès à courte durée de vie provenant du fournisseur d'identité. Tant qu'il est valide, l'utilisateur peut continuer à travailler — même hors ligne.
Peu avant l'expiration du jeton, l'appareil le renouvelle silencieusement en arrière-plan, sans aucune intervention de l'utilisateur.
Si le renouvellement silencieux réussit, l'utilisateur ne remarque rien.
Si le renouvellement silencieux échoue (par exemple, si le fournisseur d'identité a révoqué la session), l'appareil invite l'utilisateur à se connecter à nouveau par l'entremise de la fenêtre de navigateur sécurisée.
⚠️ Utilisation hors ligne : L'appareil peut continuer à fonctionner hors ligne tant que le jeton d'accès mis en cache n'a pas expiré. Une fois expiré, l'appareil doit impérativement joindre le fournisseur d'identité pour se renouveler — une brève connexion réseau est donc requise à ce moment-là. |
Flux 5 — Déconnexion et expiration de session
Déconnexion manuelle sur le site Web : L'utilisateur est déconnecté de Paperless Forms. Selon les paramètres de votre fournisseur d'identité, il peut ou non être également déconnecté de sa session d'entreprise.
Déconnexion manuelle sur un appareil : Même comportement — l'utilisateur est déconnecté de Paperless Forms sur cet appareil.
Déconnexion automatique : Si la session d'entreprise de l'utilisateur est révoquée ou si son compte est supprimé du fournisseur d'identité, la prochaine tentative de renouvellement échouera et Paperless Forms le déconnectera automatiquement.
Flux 6 — Modifications de compte chez le fournisseur d'identité
Modifications courantes que votre équipe informatique peut effectuer et leurs impacts dans Paperless Forms :
Modification chez le IdP | Effet dans Paperless Forms |
L'utilisateur change son mot de passe d'entreprise | Transparent – il se connectera avec son nouveau mot de passe lors de la prochaine invite |
Réinitialisation de la MFA / Nouvel appareil pour la MFA | Transparent – il passera le défi de la MFA lors de la prochaine invite |
Compte désactivé ou supprimé chez le IdP | Il est déconnecté de Paperless Forms lors de la prochaine vérification de session et ne peut plus se connecter |
Le courriel d'entreprise de l'utilisateur est modifié | Son nom d'utilisateur Paperless Forms ne correspond plus – la connexion sera refusée jusqu'à ce que les noms d'utilisateur soient alignés |
L'utilisateur est retiré de l'application Paperless Forms | Même effet qu'un compte désactivé – il perd l'accès lors de la prochaine vérification de session |
Flux 7 — Actions de l'administrateur sur le site Web de Paperless Forms
Un administrateur de Paperless Forms peut gérer le lien SSO sur le compte d'un utilisateur à partir de la page de modification des utilisateurs (Edit Users).
Effacer le lien : Supprimer le Subject Identifier (l'identifiant du sujet) de l'utilisateur lui permet de passer à nouveau par le flux de liaison de première connexion lors de sa prochaine session. Utile si la mauvaise identité d'entreprise a été liée.
Définir le lien manuellement : Un administrateur peut coller un Subject Identifier directement sur l'utilisateur, contournant ainsi l'étape de correspondance de la première connexion. Utile dans des scénarios avancés où la règle de correspondance des courriels ne peut pas être respectée (par exemple, un utilisateur dont le courriel d'entreprise diffère de son nom d'utilisateur Paperless).
Créer un nouvel utilisateur avec un lien SSO : Lors de l'ajout d'un utilisateur, un administrateur peut définir le Subject Identifier dès le départ afin que l'utilisateur soit lié dès sa toute première connexion.
ℹ️ Le champ Subject Identifier apparaît sur les pages d'ajout et de modification d'utilisateurs uniquement lorsque le SSO est activé pour l'entreprise. |
Dépannage
Connexion refusée » après avoir saisi les identifiants d'entreprise
L'adresse courriel renvoyée par votre fournisseur d'identité ne correspond pas au nom d'utilisateur Paperless Forms de l'utilisateur. Corrigez le nom d'utilisateur Paperless, corrigez le courriel chez le fournisseur d'identité, ou demandez à un administrateur de définir le Subject Identifier manuellement.
L'utilisateur est invité à plusieurs reprises à se connecter via le navigateur d'entreprise
Le renouvellement silencieux échoue. Causes courantes : le fournisseur d'identité a révoqué la session, le compte de l'utilisateur a été désactivé ou le mot de passe d'entreprise a été modifié récemment. Demandez à l'utilisateur de finaliser la connexion une fois pour rétablir la session.
L'utilisateur ne peut pas du tout se connecter après l'activation du SSO
Vérifiez que le nom d'utilisateur Paperless Forms de l'utilisateur correspond exactement à son courriel d'entreprise. Les espaces, les différences de casse (majuscules/minuscules) ou les adresses d'alias peuvent causer des correspondances erronées.
Un appareil est hors ligne et l'utilisateur est bloqué
Le jeton d'accès a peut-être expiré pendant que l'appareil était hors ligne. L'appareil a besoin d'une brève connexion réseau pour renouveler la session auprès du fournisseur d'identité.
Référence rapide
Scénario | Action de l'utilisateur |
Se connecter au site Web (première fois) | Nom d'utilisateur + mot de passe Paperless Forms → Connexion d'entreprise |
Se connecter au site Web (connexions subséquentes) | Nom d'utilisateur + mot de passe Paperless Forms → Connexion d'entreprise |
Se connecter sur un appareil (première fois) | Nom d'utilisateur + mot de passe Paperless Forms → Connexion d'entreprise dans la fenêtre du navigateur |
Se connecter sur un appareil (connexions subséquentes) | Nom d'utilisateur Paperless Forms – généralement rien de plus |
Utiliser un appareil hors ligne | Nom d'utilisateur Paperless Forms – fonctionne jusqu'à l'expiration du jeton mis en cache |
Se déconnecter | Utiliser le bouton de déconnexion de Paperless Forms comme d'habitude |
Pour toute question ou problème non couvert dans ce document, veuillez communiquer avec le soutien de Paperless Forms.