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Comment planifier et gérer les tâches

#Tâches #Planification #1.164

⚠️IMPORTANT⚠️

Seule la planification des tâches est disponible avec la version 1.164, en préparation du lancement complet du nouveau système de tâches lors d'une prochaine mise à jour à la fin de 2026.

Créer une planification de tâche

  • Sur le site web de Paperless Forms, cliquez sur la section Admin.

  • Dans le sous-menu, cliquez sur Gestion des tâches.

  • Cliquez sur Créer une nouvelle tâche.

  • Programmez votre tâche selon vos besoins. Consultez les différents paramètres offerts pour la planification des tâches.

  • Prévisualisez votre tâche dans le calendrier à droite pour vous assurez que tout est bien programmé.

  • Cliquez sur Sauvegarder pour ajouter la tâche à la liste de vos tâches programmées.

Vidéo démonstratif

Paramètres des tâches

Options obligatoires

Actif

Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver la tâche.

  • : La tâche est activée et se répétera selon ses paramètres.

  • : La tâche est désactivée et ne sera pas créée tant qu'elle ne sera pas réactivée.

Modèle

Ce paramètre définit le gabarit qui sera utilisé pour la tâche.

Choisir un modèle

Choisissez un formulaire dans la liste de vos modèles importés pour l'associer à votre planification de tâche.

Tâche générique

Crée une tâche générique qui n'est associée à aucun modèle. Requiert un nom pour pouvoir la retrouver dans le calendrier ou l'espace de travail.

Tags par défaut

Ce paramètre affichera les étiquettes par défaut ajoutées au modèle lors de sa création dans la cellule A2 d'une feuille Excel.

Tags additionnels

Ce paramètre est principalement utilisé avec les modèles génériques qui génèrent plusieurs instances d'un même formulaire à des fins différentes (comme pour des produits, des pièces ou des équipements).

Ces tags aident les utilisateurs à identifier et à repérer plus efficacement des formulaires spécifiques dans leur espace de travail. De plus, elles permettent aux administrateurs de gérer plus facilement les tâches associées aux étiquettes de ces modèles.

Elles seront conservées lors de la régénération de la tâche pour sa prochaine occurrence.

PDFs liés

⚠️Ce paramètre s'affichera uniquement si le paramètre Modèle est défini sur Tâche générique.

Cela permet d'associer des fichiers PDF provenant du gestionnaire de modèles de Paperless Forms à la tâche générique, les rendant ainsi disponibles pour consultation par les utilisateurs.

Date de début

Ce paramètre définit la date et l'heure de début de la tâche.

Par défaut, elle est définie à minuit pour la journée en cours.

Type de date d'échéance

Ce paramètre définit le type de date d'échéance selon l'option sélectionnée.

Temps pour compléter

Sélectionner cette option vous permet de définir le temps alloué pour accomplir la tâche, à partir de la Date de début.

Vous pouvez sélectionner un nombre de jours (maximum 10), d'heures (maximum 23) et/ou de minutes (maximum 59).

Par défaut, le délai est de 1 jour.

Fin de journée (minuit)

Sélectionner cette option définit l'échéance de la tâche à minuit selon la Date de début.

Fin de semaine

Sélectionner cette option définit l'échéance de la tâche au dernier jour de la semaine par rapport à la Date de début.

De plus, vous pouvez choisir quel jour correspond au dernier jour de la semaine parmi vendredi, samedi et dimanche.

Fin du mois

Sélectionner cette option définit l'échéance de la tâche au dernier jour du mois par rapport à la Date de début.

Fréquence de répétition

Ce paramètre définit la récurrence de la tâche.

⚠️Certaines options seront désactivées selon le Type de date d'échéance que vous aurez choisi.

Quotidienne

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche quotidiennement, selon les jours précis sélectionnés par la suite.

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Hebdomadaire

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche chaque semaine, le même jour que la Date de début (p. ex., tous les mardis).
​

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Hebdomadaire certains jours

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche toutes les X semaines (maximum 52) aux jours précis sélectionnés par la suite.
​

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Mensuelle

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche mensuellement, le même jour du mois que la Date de début (p. ex., le 7 de chaque mois).
​

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Tous les X mois le

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche tous les X mois (maximum 24) à des jours précis sélectionnés par la suite (p. ex., le premier mercredi de chaque mois).

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Tous les X mois le jour

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche tous les X mois (maximum 24) à une date précise (p. ex., le 7).

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Annuelle

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche annuellement, le même jour que la Date de début (p. ex., le 2 août de chaque année).

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Personnalisée

Sélectionner cette option permet de répéter la tâche à l'intervalle spécifié (jours, semaines, mois ou années) à partir de la Date de début.
​

Veuillez noter que le comportement peut varier en fonction d'autres paramètres, comme le Type de date d'échéance.

Options avancées (optionnel)

Quand la prochaine tâche doit-elle être créée

Selon l'horaire

Les tâches sont créées automatiquement au moment prévu, que la tâche précédente ait été archivée ou non.

Après complétion

Les tâches sont créées lorsque la tâche précédente est archivée. Si la tâche n'est pas archivée, aucune nouvelle tâche n'est créée.

Editable From

Ce paramètre définit le moment où la tâche devient accessible dans l'application et peut être commencée par les utilisateurs.

À l'heure de début

La tâche est en lecture seule jusqu'à l'heure de la Date de début.

À minuit le jour du début

La tâche est en lecture seule jusqu'à minuit à la Date de début, peu importe l'heure de celle-ci.

1 heure avant

La tâche est en lecture seule jusqu'à une heure avant l'heure de la Date de début.

1 jour avant

La tâche est en lecture seule jusqu'à une journée avant la Date de début.

1 semaine avant

La tâche est en lecture seule jusqu'à une semaine avant la Date de début.

Durée personnalisée avant

La tâche est en lecture seule jusqu'à une période personnalisée précédant le jour et/ou l'heure de la Date de début.

Le paramètre Temps avant le début vous permet de définir le nombre de jours (sans maximum), d'heures (maximum 23) et/ou de minutes (maximum 59).

Tâche saisonnière

Ce paramètre vous permet de créer des tâches qui s'exécutent uniquement entre deux dates sélectionnées.

Il est idéal pour les tâches saisonnières, vous évitant d'avoir à les activer et à les désactiver manuellement à chaque fois.

Couleur du calendrier

Ce paramètre vous permet de choisir la couleur de votre tâche dans l'aperçu du calendrier. L'option Automatique correspond à la couleur par défaut de la récurrence sélectionnée (p. ex., bleu pour quotidienne, vert pour hebdomadaire, etc.).

Les couleurs sont :

  • Bleu (défaut pour Quotidienne)

  • Vert (défaut pour Hebdomadaire)

  • Rouge (défaut pour Annuelle)

  • Jaune

  • Cyan

  • Mauve (défaut pour Personnalisée)

  • Orange (défaut pour Mensuelle)

  • Sarcelle

  • Rose

  • Indigo

  • Lime

  • Brun

Visualiser les tâches planifiées dans une vue calendrier

  • Sur le site web de Paperless Forms, cliquez sur la section Admin.

  • Dans le sous-menu, cliquez sur Gestion des tâches.

  • Dans la liste des tâches, cochez la case à gauche d'une tâche, puis répétez cette étape pour toutes les tâches que vous souhaitez afficher dans le calendrier.

  • Cliquez sur Vue calendrier.

  • Une fois le calendrier chargé, vos tâches s'afficheront.

Activer ou désactiver des tâches en lot

  • Sur le site web de Paperless Forms, cliquez sur la section Admin.

  • Dans le sous-menu, cliquez sur Gestion des tâches.

  • Dans la liste des tâches, cochez la case à gauche d'une tâche, puis répétez cette étape pour toutes les tâches que vous souhaitez activer ou désactiver en même temps.

  • Cliquez sur Actions.

  • Cliquez sur Activer (ou Désactiver) pour changer le status des tâches sélectionnées.

Supprimer de tâches en lot

  • Sur le site web de Paperless Forms, cliquez sur la section Admin.

  • Dans le sous-menu, cliquez sur Gestion des tâches.

  • Dans la liste des tâches, cochez la case à gauche d'une tâche, puis répétez cette étape pour toutes les tâches que vous souhaitez supprimer en même temps.

  • Cliquez sur Actions.

  • Cliquez sur Supprimer pour supprimer les tâches sélectionnées.

Afficher les tâches nécessitant des permissions supplémentaires pour être gérées

  • Sur le site web de Paperless Forms, cliquez sur la section Admin.

  • Dans le sous-menu, cliquez sur Gestion des tâches.

  • Cliquez sur Afficher/Masquer les tâches nécessitant des permissions supplémentaires.

  • Les tâches que l'utilisateur connecté n'a pas la permission de modifier apparaîtront en plus pâle, afin de rester visibles pour faciliter la gestion.

  • Cliquez à nouveau sur Afficher/Masquer les tâches nécessitant des permissions supplémentaires pour cacher les tâches non destinées à l'utilisateur connecté.

Comment planifier une tâche sans récurrence

Les formulaires sans récurrence ne peuvent pas être créés à partir de la sous-section Gestion des tâches.
Cependant, il est possible d'ajouter une date d'échéance à un formulaire afin de définir la date et l'heure de réalisation souhaitées.

  • Ouvrez l'application Paperless Forms.

  • Connectez-vous avec un compte disposant des droits d'administrateur ou d'un rôle personnalisé qui possède la permission de planifier des tâches.

  • Sur votre espace de travail, faites défiler vos formulaires jusqu'à ce que vous trouviez celui auquel vous souhaitez ajouter une date d'échéance.

  • Appuyez sur la flèche noire au bas du formulaire ou faites-la glisser.

  • Appuyez sur le bouton Ajouter une date d'échéance.

  • Sélectionnez une date et une heure d'échéance.

  • Cliquez à l'extérieur de la zone de planification pour enregistrer les modifications.

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