Qu'est-ce qu'un rôle personnalisé?

Les rôles personnalisés sont des rôles créés par la compagnie même, permettant ainsi d'attribuer différentes permissions à vos utilisateurs, selon vos préférences, pour ne pas avoir à utiliser absolument les rôles par défaut offerts par Paperless Forms.

Comment créer un rôle personnalisé pour mon site?

Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Gestion des rôles personnalisés;

Entrez le nom par défaut du rôle que vous désirez créer;

Advenant le cas où vous voudriez avoir un nom différent selon le langage de votre utilisateur, ajoutez des traductions dans le menu Traductions des noms de rôles;

Selon les accès, cochez les permissions que vous désirez donner à ce rôle;

Une fois les sélections terminées, appuyez sur Sauvegarder pour ajouter ce rôle à votre site;

Un message de confirmation apparait. Appuyez sur Confirmer pour compléter la création du nouveau rôle.

Une fois ajouté, le rôle ira se rajouter sous le site dans la liste de gauche, vous permettant ainsi de consulter le rôle, le modifier ou le supprimer.

Comment créer un rôle personnalisé pour tous les sites de mon groupe?

Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Gestion des rôles personnalisés;

Entrez le nom par défaut du rôle que vous désirez créer;

Advenant le cas où vous voudriez avoir un nom différent selon le langage de votre utilisateur, ajoutez des traductions dans le menu Traductions des noms de rôles;

Cochez la case Rôle disponible pour tous les sites, ce qui rendra accessible ce rôle à tous les sites de votre groupe de compagnies;

Selon les accès, cochez les permissions que vous désirez donner à ce rôle;

Une fois les sélections terminées, appuyez sur Sauvegarder pour ajouter ce rôle à votre site;

Un message de confirmation apparait. Appuyez sur Confirmer pour compléter la création du nouveau rôle.

Une fois ajouté, le rôle ira se rajouter sous le regroupement dans la liste de gauche, vous permettant ainsi de consulter le rôle, le modifier ou le supprimer.

Si la case Rôle disponible pour tous les sites a été cochée, l'icône à côté du nom du rôle dans la liste sera différent et ce rôle sera disponible à être utilisé par les sites de votre regroupement.

Comment faire créer des rôles uniquement par les administrateurs de mon regroupement?

Il est possible de bloquer l'accès aux sites de votre groupe à la nouvelle section Gestion des rôles personnalisés pour permettre uniquement aux administrateurs du multi-sites de créer, modifier et supprimer les rôles des sites.

Pour se faire, contactez le support de Paperless Forms afin que nous bloquions l'accès aux sites de votre regroupement.

Comment modifier un rôle personnalisé?

Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Gestion des rôles personnalisés;

Dans la liste des rôles créés, sélectionnez le rôle que vous désirez modifier en cliquant dessus;

Procédez aux ajustements du rôle, tels que son nom ou le changement des permissions attribuables;
Une fois les changements apportés, appuyez sur Modifier, au bas de la page;

Un message de confirmation apparait. Appuyez sur Confirmer pour compléter la modification du rôle.

Comment supprimer un rôle personnalisé?

Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Gestion des rôles personnalisés;

Dans la liste des rôles créés, sélectionnez le rôle que vous désirez modifier en cliquant dessus;

Appuyez sur Suppression, au bas de la page;

Un message de confirmation apparait. Appuyez sur Confirmer pour compléter la suppression du rôle.

Si le rôle a été attribué à un ou plusieurs utilisateurs et qu'il est supprimé, un avertissement apparaitra et le rôle attribué en remplacement sera Limité.

Toutes les permissions

Permissions générales

Ces permissions sont liées à l'application et au site Web en général.

Accès à créer des nouveaux formulaires

Dans l'application : Permet d'accéder à la carte "+" sur l'espace de travail et celui dans les pièces jointes d'un formulaire pour créer de nouveaux formulaires vierges. Permet de créer de nouveaux formulaires lors de la liaison d'un formulaire à une cellule invalide.

Accès au mode Éditeur

Cette permission requiert d'avoir accès à la permission Accès à créer des nouveaux formulaires pour être disponible.

Dans l'application : Permet d'accéder au mode Éditeur, qui permet la création, modification et/ou suppression des modèles de formulaires.

Accès à lier des pièces jointes et envoyer des notification

Dans l'application : Permet d'accéder à la carte "+" dans l'option des pièces jointes pour lier un formulaire Paperless Forms ou un fichier PDF à un formulaire en cours.
Permet d'accéder au menu de la barre d'invalidité pour lier un formulaire ou envoyer des notifications.

Accès à délier des formulaires liés et fichiers PDF

Dans l'application : Permet de délier des formulaires liés à un formulaire ou une cellule.
Permet de retirer un PDF attaché à un formulaire suite à la sauvegarde.

Accès à la gestion des tags par défaut

Dans l'application : Permet d'ajouter et/ou supprimer les étiquettes par défaut se trouvant sur un formulaire.

Accès à la gestion des tags additionnels

Dans l'application : Permet d'ajouter et/ou supprimer les étiquettes additionnelles se trouvant sur un formulaire en cours.

Accès à la modification d'un formulaire archivé

Dans l'application : Permet de modifier un formulaire ou un formulaire lié archivé.
Sur le site Web : Permet de modifier un formulaire archivé en l'ouvrant à partir du site Web (bouton d'ouverture du site Web vers l'application).

Accès à supprimer et restaurer des formulaires

Dans l'application : Permet de supprimer un formulaire en retenant le bouton de sauvegarde.

Sur le site Web : Permet de supprimer un formulaire via l'icône désigné lorsqu'un formulaire est visualisé.
Permet de rechercher les formulaires supprimés et de les restaurer au besoin.

Accès à la planification des tâches

Dans l'application: Permet d'accéder à la planification de tâche sur un formulaire à partir de l'espace de travail.

Accès à l'option de mise en "Pas de production"

Dans l'application : Permet d'appliquer un état de «Pas de production» à un formulaire individuel à partir de l'espace de travail.

Sur le site Web : Permet d'appliquer un état de «Pas de production» à un ou plusieurs formulaires à partir des résultats de recherche obtenus.

Accès à déverrouiller la signature d'un utilisateur

Dans l'application : Permet de déverrouiller la signature de profil d'un utilisateur afin de lui permettre de la modifier.

Accès à écraser une grille avec une matrice

Dans l'application : Permet d'écraser des données déjà entrées dans une grille lorsqu'une matrice est déclenchée.

Permissions sur le site Web

Ces permissions sont liées au site Web et ses fonctionnalités.

Accès au site Web

Sur le site Web : Permet d'accéder au site Web de Paperless Forms.

Toutes les permissions de cette section ne peuvent être disponibles que si la permission Accès au site Web est activée.

Accès à l'historique des actions

Sur le site Web : Permet d'accéder aux grandes actions du formulaire telles que la création, la suppression et l'archivage, entre autres.

Accès à l'option de désarchivage

Sur le site Web : Permet d'accéder à l'option pour désarchiver un formulaire et le renvoyer sur l'espace de travail dans l'application Paperless Forms.

Accès à la section "Recherche rapide"

Sur le site Web : Permet d'accéder à la section Recherche rapide qui permet de voir les favoris de recherches créés.

Accès à la gestion des recherches rapides

Cette permission requiert d'avoir accès à la permission Accès à la section "Recherche rapide" pour être disponible.

Sur le site Web : Permet d'accéder à la gestion des recherches rapides, ce qui permet leur création, modification et/ou suppression.

Accès à la section "Résultats sauvegardés"

Sur le site Web : Permet d'accéder à la section Résultats sauvegardés qui permet de rechercher les vérifications créées.

Accès à la gestion des résultats sauvegardés

Cette permission requiert d'avoir accès à la permission Accès à la section "Résultats sauvegardés" pour être disponible.

Sur le site Web : Permet d'accéder à la gestion des résultats sauvegardés, ce qui permet leur création, modification et/ou suppression.

Accès à la section "Enregistrements"

Sur le site Web : Permet d'accéder à la section Enregistrements qui permet de visualiser les signatures des utilisateurs sur la documentation.

Accès à la section "Documents partagés"

Sur le site Web : Permet d'accéder à la section Documents partagés qui permet de rechercher et visualiser tous les partages.

Accès à la gestion des résultats sauvegardés

Cette permission requiert d'avoir accès à la permission Accès à la section "Documents partagés" pour être disponible.

Sur le site Web : Permet d'accéder à la gestion des partages de documents, ce qui permet leur création, modification et/ou suppression.

Accès à la section "Tableaux de bord"

Sur le site Web : Permet d'accéder à la sous-section Tableaux de bord qui permet d'accéder aux tableaux de bord BI qui ont été intégrés au site Web du client.

Accès à la section "Admin"

Sur le site Web : Permet d'accéder à la section Admin qui permet d'avoir accès à des fonctionnalités réservées principalement aux administrateurs du système.

Accès à la sous-section "Gestion des utilisateurs"