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Qu'est-ce qu'une clé auto-incrémentée?
Une clé auto-incrémentée est une série d'entrées composée de texte et/ou date, ainsi que d'un numéro qui incrémentera lors de l'utilisation de la clé.
Ce contrôle permet de générer un identifiant unique et en lecture seule que vous pouvez mettre sur vos formulaires afin de mieux les identifier et d'améliorer la traçabilité de ceux-ci.
Une fois une clé générée, elle ne peut être réutilisée ou récupérée.
Il y a également quelques spécifications par rapport à cette fonctionnalité, nous vous invitons donc à consulter la section des points importants de ce contrôle.
Les types d'entrées
Lors de la création de votre clé, vous aurez la possibilité d'ajouter des entrées afin de la bâtir à votre goût et vos besoins.
Texte
Cette entrée vous permet d'insérer des lettres, chiffres et autres caractères dans votre clé.
Date
Cette entrée vous permet d'insérer une date, qui changera selon la date du jour où la clé est générée.
Le format de la date est également à votre discrétion parmi la sélection de plus de 15 formats différents.
Numéro
Cette entrée vous permettra de choisir le nombre de numéros (entre 1 et 7) qui seront visibles sur la clé.
Vous pouvez également choisir la valeur initiale de votre clé, ce qui vous permettrait même de reprendre où vous l'avez laissé si vous utilisiez une clé similaire sur vos formulaires papier ou dans un autre logiciel.
Ce numéro incrémentera à chaque fois que la clé sera utilisée.
Composition de la clé
Une clé doit posséder un nom unique dans votre site, mais aussi dans votre regroupement, si vous faites parmi d'un.
Les majuscules, minuscules, accents et autres caractères font une différence dans le nom et sont permis.
Vous pouvez utiliser autant de fois chacun des entrée que vous le désirez.
Il n'y a pas de limite de longueur pour une clé.
Une clé peut être créée pour un site par celui-ci, ou peut être créée par un regroupement pour ses sites.
Une clé créée par un regroupement peut être indépendante pour chaque site, ce qui fait que la clé est identique pour chaque site mais incrémente indépendemment du site, ou peut être commune à tous les sites, ce qui fera augmenter la clé grâce aux actions de tous les sites qui l'utilise.
Comment utiliser une clé
Afin d'utiliser une clé, il faut tout d'abord la créer afin de pouvoir la programmer dans un formulaire Paperless.
Suivez la procédure de création pour une clé :
Individuelle (créée par un site);
Indépendante (créée par un regroupement);
Commune (créée par un regroupement);
Utilisez le mot-clé et la règle de validation pour connecter une clé unique à vos formulaires Paperless.
Création d'une clé pour un site individuel
Avant de pouvoir utiliser une clé auto-incrémentée dans un formulaire, il faut la créer.
Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Clés auto-incrémentées;
Entrez le nom de la nouvelle clé;
Cliquez sur le "+" afin de commencer la création de votre clé;
Dans l'ordre désiré et autant de fois que vous le voulez, sélectionnez votre type d'entrée pour former votre clé;
Les choix d'entrées sont :
Texte
Date
Numéro
Une fois qu'une entrée est faite, vous pouvez cliquez sur l'entrée (1) pour la modifier (2). Au besoin, vous pouvez aussi la supprimer (3);
Continuez en incluant toutes les entrées dont vous avez de besoin;
Une fois votre clé créée, cliquez sur Aperçu des 5 prochaines valeurs pour tester votre clé;
Si votre clé est adéquate, cliquez sur Sauvegarder pour confirmer la création;
Lors de la sauvegarde, vous aurez un message pour vous prévenir que vous ne pourrez plus :
Modifier le nom de votre clé
Modifier les entrées
Si vous êtes certain, appuyez sur OK;
Une fois la clé créée, vous pouvez en créer une nouvelle en cliquant sur Créer une nouvelle clé ou utiliser celle nouvellement créée dans vos formulaires Paperless.
Création d'une clé de regroupement indépendante
Une clé de regroupement qui est indépendante est créée par un regroupement (multi-sites) qui sera uniforme en contenant la même séquence d'entrées, mais le nombre qui incrémente sera unique au site qui l'utilise.
Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Clés auto-incrémentées;
Entrez le nom de la nouvelle clé;
Si vous désirez que la clé soit indépendante par site, NE cochez PAS la case Clé commune à tous les sites.
Si vous ne cochez pas la case, la clé sera créée dans chacun des sites du regroupement et incrémenteront séparément;
Cliquez sur le "+" afin de commencer la création de votre clé;
Dans l'ordre désiré et autant de fois que vous le voulez, sélectionnez votre type d'entrée pour former votre clé;
Les choix d'entrées sont :
Texte
Date
Numéro
Une fois qu'une entrée est faite, vous pouvez cliquez sur l'entrée (1) pour la modifier (2). Au besoin, vous pouvez aussi la supprimer (3);
Continuez en incluant toutes les entrées dont vous avez de besoin;
Une fois votre clé créée, cliquez sur Aperçu des 5 prochaines valeurs pour tester votre clé;
Si votre clé est adéquate, cliquez sur Sauvegarder pour confirmer la création;
Lors de la sauvegarde, vous aurez un message pour vous prévenir que vous ne pourrez plus :
Modifier le nom de votre clé
Modifier les entrées
Si vous êtes certain, appuyez sur OK;
Une fois la clé créée, vous pouvez en créer une nouvelle en cliquant sur Créer une nouvelle clé ou utiliser celle nouvellement créée dans vos formulaires Paperless.
Création d'une clé de regroupement commune
Une clé de regroupement qui est commune est créée par un regroupement (multi-sites) qui sera uniforme en contenant la même séquence d'entrées et le numéro incrémentera grâce à tous les sites qui l'utilise.
Rendez-vous sur le site web de Paperless;
À partir de la section Admin, cliquez sur la sous-section Clés auto-incrémentées;
Entrez le nom de la nouvelle clé;
Si vous désirez que la clé soit commune à tous les sites, cochez la case Clé commune à tous les sites.
En ayant une clé commune, cette clé incrémentera grâce à l'action de tous les sites qui l'utilise;
Cliquez sur le "+" afin de commencer la création de votre clé;
Dans l'ordre désiré et autant de fois que vous le voulez, sélectionnez votre type d'entrée pour former votre clé;
Les choix d'entrées sont :
Texte
Date
Numéro
Une fois qu'une entrée est faite, vous pouvez cliquez sur l'entrée (1) pour la modifier (2). Au besoin, vous pouvez aussi la supprimer (3);
Continuez en incluant toutes les entrées dont vous avez de besoin;
Une fois votre clé créée, cliquez sur Aperçu des 5 prochaines valeurs pour tester votre clé;
Si votre clé est adéquate, cliquez sur Sauvegarder pour confirmer la création;
Lors de la sauvegarde, vous aurez un message pour vous prévenir que vous ne pourrez plus :
Modifier le nom de votre clé
Modifier les entrées
Si vous êtes certain, appuyez sur OK;
Une fois la clé créée, vous pouvez en créer une nouvelle en cliquant sur Créer une nouvelle clé ou utiliser celle nouvellement créée dans vos formulaires Paperless.
⚠️Points importants
Cette fonctionnalité nécessite une connexion Internet pour générer une clé, donc aucune clé ne sera générée s'il n'y a pas de connexion Internet
Un formulaire ayant un champ de clé ne peut être archivé si une clé est manquante
Une clé générée ne peut être réutilisée ou récupérée en cas de perte (lorsqu'un formulaire est jeté et qu'une clé a été générée sur celui-ci)
Une clé ne peut être renommée, modifiée ou supprimée une fois celle-ci créée
Deux clés ne peuvent avoir le même nom, sur un même site ou dans un regroupement
Par contre, les majuscules, minuscules, accents et autres caractères crééent une différence entre les noms des clés et est permis; par exemple, "Clé" et "clé" peuvent être deux clés
Un site peut créer des clés à utiliser par son propre site
Un regroupement peut créer des clés à utiliser pour ses sites
Les clés de regroupement peuvent être utilisées indépendamment dans chaque site ou être communes pour l'ensemble des sites
Dans le mode Éditeur, les clés ne peuvent pas être générées
Dans le mode Éditeur, on ne peut pas importer un modèle qui utilise une clé non-existante