Afin d'utiliser efficacement l'application Paperless Forms, veuillez vous assurer de suivre les bonnes pratiques d'utilisation.

L'élément le plus important d'une expérience adéquate avec Paperless Forms est d'être en tout temps à la dernière version disponible de l'application.
Nous sortons des mises à jour régulièrement et celles-ci peuvent constituer de :

Lorsqu'une nouvelle version est disponible, une infolettre est envoyée aux gestionnaires du projet Paperless via courriel et via le site web de Paperless pour vous informer de sa sortie, mais aussi de ce qui est rattaché à la version.

Malgré le fait qu'une version ne semblerait peu intéressante à installer, assurez-vous d'être toujours à la dernière version.

Si vous n'êtes pas à la dernière version, assurez-vous que vos appareils soient au minimum à la même version.

Des appareils qui ne sont pas à la même version pourraient ne pas voir les données ou les formulaires remplis et/ou complétés sur un autre appareil.

La version de Paperless Forms sur un appareil est visible dans le coin inférieur droit au niveau de l'écran d'authentification*.
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*Image de l'écran d'authentification.

Bien que l'application fonctionne sans aucune fonction Internet, il est suggéré d'avoir accès à une connexion Internet en tout temps afin d'effectuer une synchronisation continue et efficace.
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​Vous pourrez toujours remplir vos formulaires malgré un manque d'accès à Internet, mais les données ne seront pas synchronisées avec le reste. Elles seront plutôt emmagasinées sur l'appareil jusqu'à l'obtention d'un signal Wi-Fi.En aillant une connexion Internet, au moment où vous serez sur l'espace de travail** après une sauvegarde ou l'archivage d'un formulaire, la synchronisation de vos changements seront automatiquement poussés vers le nuage (cloud) où toutes vos données sont recueillies et comptabilisées.

**Image de l'espace de travail.

Une des meilleures pratiques de Paperless Forms est de sauvegarder régulièrement les formulaires que vous remplissez.
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Que ce soit un formulaire rempli aux heures ou un rempli une fois par année, il est important de sauvegarder de manière continue tout au long de l'entrée des données afin de s'assurer de synchroniser vos données avec le reste de votre entreprise, mais surtout afin de remettre le tout aux personnes en charge de vérifier l'authenticité des données saisies.

L'idée n'est pas de sauvegarder à chaque entrée faite, mais plutôt d'effectuer une sauvegarde logique, comme par exemple après avoir rempli une ligne entière dans une grille ou un paquet de champs dans une section spécifique.

La sauvegarde peut se faire de deux manière différentes :

Une fois sur l'espace de travail, la synchronisation s'effectuera d'elle même, seulement si une connexion Internet est disponible sur l'appareil utilisé.

Lorsque vous avez terminé de saisir vos données, il faut s'assurer que celles-ci soient envoyées aux personnes en charge de les vérifier. Afin que tout se synchronise en bonne et due forme, il faut s'assurer de :

À la fin de l'utilisation de l'application Paperless Forms, il est important de s'assurer de se déconnecter de sa session pour éviter l'utilisation de votre session par un autre employé.
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Cette étape est aussi suggérée afin de permettre à une bonne synchronisation, puisqu'elle est automatiquement lancée à chaque connexion.