Il y a une sauvegarde complète des données à toutes les 24 heures, avec un cycle de vie de 90 jours.

Les sauvegardes sont entreposées sur Amazon Web Service S3 et une copie est déposée dans une autre zone de disponibilité, pour assurer la redondance des sauvegardes.

Les données se trouvent dans un système EFS (Elastic File System) qui est attaché sur nos serveurs de base de données. L’EFS permet de gérer facilement et de centraliser les données.

Ce système est flexible et permet de ne pas avoir à gérer la quantité de stockage, car elle est élastique.

Les données sont conservées sans limite de temps.

Elles ne sont pas non plus archivées après un certain nombre de temps, les rendant indisponibles.

Toutes les données compilées dans Paperless Forms appartiennent à nos clients.
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Advenant le cas où l'utilisation de nos services venait à se terminer, il vous serait demandé d'extraire la donnée dès que possible afin que nous puissions fermer la base de données.

La fermeture de la base de données se fait seulement suite à l'extraction des données et/ou à l'accord du client.

L’application Paperless Forms est une redondance locale par défaut.
Tous les appareils utilisant l’application offrent une redondance locale en continu malgré un problème quelconque qui pourrait survenir.

Advenant le cas qu’un serveur venait à arrêter de fonctionner, la redondance faite par les appareils permettrait de continuer l'utilisation de l’application sans problème, sauf pour la réplication vers le site web de Paperless Forms.

Advenant qu’un serveur ne serait plus disponible et qu’il serait à recréer de toute pièce, les appareils utilisant Paperless Forms recréerait la base de données automatiquement d'eux-mêmes.

Les services de Paperless sont surveillés via un système d’alertes qui permet de détecter rapidement si un de nos services n’est plus fonctionnel et le repart automatiquement.

Cela permet au service de base de données, au site web et au système de recherche de rester disponible.

Les données font également parties du système d’alertes qui permet d’avoir accès en tout temps à ces données.

L’accumulation de données se fait dans Paperless Forms de tel que vous pourrez accéder à n’importe laquelle de vos données, peu importe le nombre de formulaires faits et ce, au travers des années.

Les données sont transmises via HTTPS. Toutes les données transigées sur le web sont encryptées sans exception.
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Seulement l'équipe de développement et les administrateurs réseaux authorisés ont accès aux bases de données pour en faire la maintenance et la gestion.

Nous utilisons actuellement :

Consultez la liste des adresses à débloquer (« whitelist ») afin de vous assurer d'un bon fonctionnement de l'application.

En cas de perte de données, veuillez à voir si votre donnée n'a pas été supprimée par un utilisateur.

Vous pouvez rechercher sur le site web de Paperless à l'aide du critère de recherche Supprimé pour retrouver les formulaires ayant été supprimés par les utilisateurs administrateurs, et vous pourrez les restaurer.

Aucune donnée ne peut être définitivement supprimée sauf par l'intervention de notre équipe de développement, à même la base de données, lorsqu'il y a une requête spécifique du client. Celle-ci doit être approuvée à plusieurs niveaux au préalable.

Advenant qu'un formulaire n'est pas retrouvé dans ces endroits :

Vous pouvez contacter notre service de support afin que nous procédions à une trace d'audit (audit trail) de votre base de données pour découvrir ce qui s'est passé.

En cas de situation extrême, une sauvegarde de la base de données (faite à tous les 24 heures) sera utilisée pour récupérer les données depuis la journée précédente.