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Qu'est-ce qu'une liste externe?
Une liste externe est un fichier Excel listant des éléments qui permettront de créer un contrôle de type liste dans les formulaires de Paperless Forms.
Une liste externe est un fichier qui est à part du modèle de formulaire, ce qui fait en sorte qu'on peut la connecter à plusieurs formulaires tout en ayant qu'une seule source.
Les listes externes sont généralement utilisées pour créer une sélection d'items importants, tels que :
produits
fournisseurs
clients
salles
départements
employés
etc.
De plus, il est possible de rajouter des colonnes subséquentes pour donner davantage d'informations aux items, comme des limites ou des spécifications, par exemple.
Créer une liste externe
Tout d'abord, vous devez générer un nouveau fichier Excel dans le dossier Lists de votre gestionnaire de fichiers (Dropbox/Azure).
Dans ce fichier, commencez à ajouter les titres des colonnes que vous souhaitez avoir dans la liste externe, à partir de la cellule A1. Ces titres doivent être exactement ceux des titres utilisés dans les champs et colonnes de vos formulaires.
Ajoutez-les consécutivement, toujours avec les titres tous sur la ligne 1 du fichier Excel. La ligne 1 est spécifiquement réservée aux titres des différentes colonnes.
Ajoutez autant de colonnes que nécessaire.
Veuillez noter que les colonnes ajoutées ne doivent pas nécessairement être des colonnes existantes dans vos formulaires, ou dans un ordre précis, mais peuvent toujours être pertinentes pour vos besoins.
Dans cet exemple, Ville ou Pays peut ne pas être un champ ou une colonne dans le formulaire, mais est utile dans la liste externe pour rassembler de l'information à un même endroit.
Déclencher une liste externe
À partir d'un formulaire de votre choix, créez un champ/une colonne sur le formulaire de type liste;
Dans la colonne C, ajoutez la règle de validation suivante, spécifique à la connexion vers une liste externe :
Modifié par [...]
« [...] » doit être remplacé par le nom de votre fichier Excel qui est une liste externe;
Lorsque vous appuierez sur le champ/la colonne de liste sur votre formulaire, la liste sera disponible.
Ajouter de l'information en provenance de la liste externe
Lorsque vous avez sélectionné un item dans une liste externe, il est possible de faire apparaitre davantage d'information reliée à celui-ci, comme des limites ou des spécifications, par exemple.
Tant que toute l'information fait partie de la liste, il sera possible de l'afficher sur le formulaire et surtout d'en profiter pour s'y comparer.
Sur le formulaire contenant le champ (ou la colonne) qui utilise la liste externe, ajoutez un ou des champs (ou des colonnes, respectivement) sur le formulaire, en leur attribuant le bon type de contrôle (texte, num, ouinon, etc.);
Assurez-vous d'ajouter la règle de validation lecture seule dans la colonne C afin d'éviter que les informations soient modifiables;
Sélectionnez un item dans la liste pour voir des informations s'ajouter automatiquement dans les autres champs (ou colonnes).
Ajouter des images en référence dans une liste externe
Programmer les images en référence
Les images en référence servent à donner encore plus d'information quant à l'item choisi.
Les images doivent être dans le même dossier que le fichier Excel du modèle de formulaire, dans un dossier nommé « Photos Référence », et non avec la liste externe.
Ajoutez simplement une colonne dans laquelle vous ajouterez le nom complet et l'extension des images (le cas échéant), et lorsque l'item sera choisi dans la liste, l'image sera ajoutée.
En programmant le formulaire ainsi :
Ça va ressembler à cela :
Précisions
Voici quelques spécifications concernant les images de référence pour vous assurer de les ajouter correctement :
Il n'y a pas de nombre maximum d'images auxquelles vous pouvez vous référer
Il est fortement suggéré que le champ (ou la colonne) que vous utilisez dans votre formulaire pour afficher les images soit en lecture seule ainsi qu'optionnelle, pour éviter que les utilisateurs ne suppriment les références, mais aussi pour éviter les invalidités dues à des cellules d'image vides
Le nom du fichier image doit correspondre parfaitement
L'extension du fichier image doit être ajoutée au nom et correspondre également
Programmer des listes conditionnelles
Programmer une liste conditionnelle
Les listes conditionnelles vous permettent de créer une liste externe initiale qui affectera une prochaine liste externe selon l'item sélectionné.
Par exemple, vous pourriez avoir une liste initiale qui propose les items Frais et Congelé, et selon le choix, la liste suivante listera des items potentiellement complètement différents.
Commencez par créer une liste externe de base, où vous aurez une ou plusieurs colonnes contenant des items;
À partir d'un formulaire de votre choix, créez un champ/une colonne sur le formulaire de type liste;
Dans la colonne C, ajoutez la règle de validation suivante, spécifique à la connexion vers une liste externe :
Modifié par [...]
« [...] » doit être remplacé par le nom de votre fichier Excel qui est une liste externe que vous utiliserez comme liste initiale, ou dite de premier niveau;
Créez ensuite une nouvelle liste externe pour chacun des items de la liste initiale.
Les noms des fichiers Excel doivent être identiques aux noms des items figurant dans la liste initiale;Le titre de la colonne qui sera utilisée pour être listée dans les listes de second niveau devra être identique au titre du champ dans le formulaire;
Dans le formulaire, créez un champ/une colonne sur le formulaire de type liste;
Dans la colonne C, ajoutez la règle de validation suivante, spécifique à la connexion vers une liste externe :
Modifié par [...]
« [...] » doit être remplacé par le nom du champ contenant la liste initiale, ou dite de premier niveau;
Dans le formulaire importé, sélectionnez un item dans la liste initiale, ou dite de premier niveau;
Sélectionnez ensuite un item dans la liste conditionnelle, ou dite de second niveau.
Vous pouvez également essayer de modifier l'item de la liste initiale pour remarquer une liste conditionnelle différente.
Précisions
Voici quelques spécifications concernant les listes conditionnelles pour vous assurer de les créer et utiliser correctement :
Une liste conditionnelle ne sera jamais générée tant que la liste initiale, ou précédente, qui doit la déclencher est vide
Il n'y a pas de limite sur le nombre de niveaux de listes conditionnelles dans un formulaire
Si un item d'une liste conditionnelle est sélectionné et que la liste initiale, ou précédente, est modifiée, les niveaux subséquents seront effacés
S'il y aurait des colonnes supplémentaires dans une des listes conditionnelles, vous pourriez les utiliser pour ajouter de l'information supplémentaire sur le formulaire
Limitations
Une liste externe doit être absolument déposée dans le dossier Lists du système de gestion des modèles utilisé afin d'être utilisée dans Paperless Forms
À sa création initiale, une liste externe peut prendre entre 10 et 15 minutes avant d'être disponible dans le système
Les changements apportés sur une liste externe modifiée seront disponible généralement dans 1 à 2 minutes suivant la sauvegarde de celle-ci
Le nombre maximum de lignes dans une liste externe est de 10 000
Le nombre maximum de colonnes dans une liste externe est de 400
Ces caractères ne peuvent pas être utilisés dans les titres des en-têtes de la ligne 1 :
\
/
:
*
?
"
<
>
|
#
ç
%
Cela rendra la liste externe inutilisable si jamais c'est le cas
La ligne 1 du fichier sert aux titres des différentes colonnes
Tout ce qui est sur une même ligne (exemple: ligne 2) du fichier Excel de la liste externe fera partie du même élément
Il n'est pas possible de fusionner des cellules dans une liste externe
Les listes externes sont rétroactives et ne nécessitent pas que les modèles de formulaires auxquels elles sont connectées soient mis à jour; vous n'avez simplement qu'à attendre que la liste se mette à jour et à son ouverture elle sera à sa dernière itération
Des items d'une liste externe déjà sélectionnés dans des formulaires qui sont ensuite retirés de cette liste externe ne seront pas retirés des formulaires; seuls les formulaires futurs ne pourront pas sélectionner les items retirés
Un item sélectionné dans un champ de type liste ne peut pas faire apparaitre d'information dans des colonnes d'une grille d'un formulaire
Un item sélectionné dans une colonne de type liste ne peut pas faire apparaitre d'information dans des champs d'un formulaire