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Cómo crear claves de incremento automático
Cómo crear claves de incremento automático

#ES #Web

Actualizado hace más de un mes

Tipos de entradas

Al crear su llave, tendrá la posibilidad de añadir entradas para construirla a su gusto y según sus necesidades.
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Texto

Esta entrada le permite insertar letras, números y otros caracteres en su llave.
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Fecha

Esta entrada le permite insertar una fecha, que cambiará según la fecha del día en que se genere la llave.

El formato de la fecha también queda a su elección entre una selección de más de 15 formatos diferentes.
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Número

Esta entrada le permitirá elegir la cantidad de números (entre 1 y 7) que serán visibles en la llave.

También puede elegir el valor inicial de su tecla, lo que le permitiría incluso retomarlo donde lo dejó si estuviera utilizando una tecla similar en sus formularios en papel o en otro software.

Este número se incrementará cada vez que se utilice la tecla.

Creación de claves

  • Una clave debe tener un nombre único en su sitio, pero también en su grupo, si pertenece a uno.

  • Mayúsculas, minúsculas, acentos y otros caracteres diferencian el nombre y están permitidos.

  • Puede utilizar cada tipo de entrada tantas veces como desee.

  • No hay límite de longitud para una clave.

  • Una clave puede ser creada para un sitio por él mismo, o puede ser creada por una colección para sus sitios.

  • Una clave creada por un grupo puede ser independiente para cada sitio, lo que significa que la clave es idéntica para cada sitio pero se incrementa independientemente del sitio, o puede ser común a todos los sitios, lo que incrementará la clave gracias a las acciones de todos los sitios que la utilicen.

Cómo utilizar una llave

Para utilizar una llave, primero hay que crearla para poder programarla en un formulario Paperless.

  • Siga el procedimiento de creación de una llave:

    • Individual (creada por un centro);

    • Independiente (creada por un grupo (multisitios));

    • Común (creada por un grupo (multisitios));

  • Utilice la palabra clave y la regla de validación para vincular una clave única a sus formularios Paperless.

Crear una clave para un sitio individual

Antes de poder utilizar una clave autoincrementada en un formulario, es necesario crearla.

  • Vaya al sitio web de Paperless;

  • En la sección Admin , haga clic en la subsección Claves autoincrementadas ;

  • Introduzca el nombre de la nueva clave;

  • Haga clic en «+» para empezar a crear su clave;

  • En el orden deseado y tantas veces como desee, seleccione el tipo de entrada para formar su clave;Las opciones son:

    • Texto

    • Fecha

    • Número

  • Una vez realizada la entrada, puede hacer clic en ella para editarla. Si es necesario, también puede borrarla;

  • Continúe incluyendo todas las entradas que necesite;

  • Una vez creada su clave, haga clic en Vista previa de los 5 valores siguientes para probar su clave;

  • Si su clave es correcta, haga clic en Guardar para confirmar su creación;

  • Al guardar, aparecerá un mensaje para avisarle de que ya no podrá:Si está seguro, haga clic en Aceptar;

    • Editar el nombre de la clave

    • Editar sus entradas

  • Una vez creada la clave, puede crear una nueva pulsando en Crear nueva clave o utilizar la recién creada en sus formularios Paperless.

Crear una clave de grupo independiente

Una clave de grupo que es independiente es creada por un grupo (multi-sitio) que desea estandarizar una clave con la misma secuencia de entradas, pero el número que se incrementa será único para el sitio que lo utiliza.

  • Vaya al sitio web de Paperless;

  • En la sección Admin , haga clic en la subsección Claves de incremento automático ;

  • Introduzca el nombre de la nueva clave;

  • Si desea que la clave sea independiente para cada sitio, NO marque la casilla Clave común para todos los sitios. Si no marca la casilla, la clave se creará en cada uno de los sitios del grupo y se incrementará de forma independiente;

  • Haga clic en el signo «+» para empezar a crear su clave;

  • En el orden deseado y tantas veces como quiera, seleccione el tipo de entrada para formar su clave;Las opciones son:

    • Texto

    • Fecha

    • Número

  • Una vez realizada la entrada, puede hacer clic en ella para editarla. Si es necesario, también puede borrarla;

  • Continúe incluyendo todas las entradas que necesite;

  • Una vez creada su clave, haga clic en Vista previa de los 5 valores siguientes para probar su clave;

  • Si su clave es correcta, haga clic en Guardar para confirmar su creación;

  • Al guardar, aparecerá un mensaje para avisarle de que ya no podrá:Si está seguro, haga clic en Aceptar;

    • Editar el nombre de la clave

    • Editar sus entradas

  • Una vez creada la clave, puede crear una nueva pulsando en Crear nueva clave o utilizar la recién creada en sus formularios Paperless.

Crear una clave de grupo común

Una clave de grupo que es común es creada por un grupo (multi-sitio) que desea estandarizar una clave con la misma secuencia de entradas, y el número se incrementará con las acciones de todos los sitios que la utilizan.

  • Vaya al sitio web de Paperless;

  • En la sección Admin , haga clic en la subsección Claves autoincrementadas ;

  • Introduzca el nombre de la nueva clave;

  • Si desea que la clave sea común a todos los sitios, marque la casilla Clave común para todos los sitios.Tener una clave común le permitirá tener una clave que se incrementa con las acciones de todos los sitios que la utilizan.Si no marca la casilla, la clave se creará en cada uno de los sitios del grupo y se incrementará de forma independiente;

  • Haga clic en el signo «+» para empezar a crear su clave;

  • En el orden deseado y tantas veces como quiera, seleccione el tipo de entrada para formar su clave;Las opciones son:

    • Texto

    • Fecha

    • Número

  • Una vez realizada la entrada, puede hacer clic en ella para editarla. Si es necesario, también puede borrarla;

  • Continúe incluyendo todas las entradas que necesite;

  • Una vez creada su clave, haga clic en Vista previa de los 5 valores siguientes para probar su clave;

  • Si su clave es correcta, haga clic en Guardar para confirmar su creación;

  • Al guardar, aparecerá un mensaje para avisarle de que ya no podrá:Si está seguro, haga clic en Aceptar;

    • Editar el nombre de la clave

    • Editar sus entradas

  • Una vez creada la clave, puede crear una nueva pulsando en Crear nueva clave o utilizar la recién creada en sus formularios Paperless.

⚠️Puntos importantes

  • Esta función requiere una conexión a Internet para generar una clave, por lo que no se generará ninguna clave si no hay conexión a Internet.

  • Un formulario con un campo de clave no puede archivarse si aún no se ha generado una clave.

  • Una clave generada no puede reutilizarse ni recuperarse si se pierde (cuando se desecha un formulario y se ha generado una clave en él)

  • Una clave creada no puede renombrarse, editarse ni borrarse.

  • Dos claves no pueden tener el mismo nombre, en el mismo sitio o en un grupo

  • Sin embargo, las mayúsculas, minúsculas, acentos y otros caracteres diferencian los nombres de las claves y están permitidos; por ejemplo, «Clave» y «llave» pueden ser dos claves

  • Un sitio puede crear claves para ser utilizadas por su propio sitio

  • Un grupo puede crear claves para ser utilizadas por sus sitios

  • Las claves de grupo pueden utilizarse independientemente en cada sitio o ser comunes para todos los sitios

  • En modo Editor, no se pueden generar claves

  • En el modo Editor, no se puede importar un modelo que utilice una clave inexistente.

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