Para utilizar la aplicación Formularios electrónicos de forma eficaz, asegúrese de seguir las siguientes buenas prácticas.
1. Estar en la última versión disponible
El elemento más importante para tener una experiencia adecuada con Paperless Forms es estar siempre en la última versión disponible de la aplicación.
Lanzamos actualizaciones con regularidad y éstas pueden incluir:
Adición de funciones
Corrección de errores
Mejora de la estabilidad de la aplicación
Cuando una nueva versión está disponible, se envía un boletín a los gestores del proyecto Paperless por correo electrónico y a través del sitio web de Paperless para informarle de su lanzamiento, pero también de lo que incluye la versión.
A pesar de que una versión no parezca interesante de instalar, asegúrese de estar siempre a la última.
Si no estás al día, asegúrate de que tus dispositivos están al menos todos en la misma versión.
Los dispositivos que no están en la misma versión pueden no ver los datos o formularios completados y/o archivados en otro dispositivo.
La versión de Paperless Forms en un dispositivo es visible en la esquina inferior derecha en la pantalla de inicio de sesión.
2. Conexión a Internet
Aunque la aplicación funciona sin conexión a Internet, se sugiere tener acceso a una conexión a Internet en todo momento con el fin de realizar una sincronización continua y eficiente.
Podrá seguir rellenando sus formularios a pesar de la falta de acceso a Internet, pero los datos no se sincronizarán en la Nube, donde se encuentra la base de datos. En su lugar, se almacenarán en el dispositivo hasta que consigas una señal Wi-Fi. Al tener conexión a Internet, cuando estés en el espacio de trabajo** después de guardar o archivar un formulario, la sincronización de tus cambios será automáticamente empujada a la Nube donde todos tus datos son recogidos y contabilizados.
3. Guardar regularmente
Una de las mejores prácticas de Paperless Forms es guardar regularmente los formularios que rellenas.
Ya sea un formulario que rellenas cada hora o uno que completas una vez al año, es importante guardar continuamente durante todo el proceso para asegurarte de que tus datos están sincronizados con el resto de tu empresa, pero sobre todo para poder entregarlo todo a las personas encargadas de verificar la autenticidad de los datos introducidos.
No se trata de guardar cada entrada realizada, sino de realizar un guardado lógico, como por ejemplo después de rellenar una fila entera de una cuadrícula o un montón de campos de una sección específica.
La copia de seguridad se puede hacer de dos maneras diferentes:
Manualmente, pulsando el botón rojo situado en la parte superior derecha de un formulario. Esta forma de guardar le permite volver al formulario para continuar en otro momento.
Automáticamente pulsando el tercer botón azul en la parte superior izquierda de un formulario (icono de caja blanca). No podrá volver al formulario más tarde, a menos que sea un Administrador.
Una vez en el espacio de trabajo, la sincronización se iniciará automáticamente, pero sólo si hay una conexión a Internet disponible en el dispositivo utilizado.
4. Garantizar la sincronización de los datos introducidos
Cuando haya terminado de introducir sus datos, asegúrese de que se envían a las personas encargadas de comprobarlos. Para que todo se sincronice en debida forma, debe asegurarse de que:
Guarde o archive el formulario o formularios;
Estar en el lugar de trabajo en una zona del establecimiento donde haya conexión a Internet. No cerrar o apagar el dispositivo si no hay conexión a Internet, de lo contrario los datos permanecerán en el dispositivo hasta una nueva conexión a la app, pudiendo provocar un retraso en la recepción de los datos para los Administradores.
5. Desconéctese de su sesión cuando no esté utilizando
Cuando no esté utilizando la aplicación Formularios Sin Papel, es importante que se asegure de desconectarse de su sesión para evitar que otro empleado utilice su sesión.
Este paso también se sugiere para permitir una buena sincronización, ya que se lanza automáticamente en cada conexión.