Vous pouvez lier à un formulaire des fichiers en référence pour permettre à vos employés d'avoir accès à une procédure, une instruction, une méthode de travail ou même un plan d'usine pour les aider dans la complétion de leurs formulaires.

Paperless permet de lier tous vos fichiers PDF et images (jpeg, bmp, etc.) à vos formulaires.

Aucun fichier en référence ne peut être accroché à vos formulaires en production directement.

Procédure liée

En déposant vos fichiers PDF et images dans le même dossier au sein de Dropbox que le fichier Excel de votre formulaire, vous aurez la possibilité de créer une procédure liée au formulaire.

Celle-ci sera automatiquement accrochée au formulaire lorsque vous l'importerez dans le mode Éditeur et lorsque vous appuierez sur le bouton des pièces jointes (bouton bleu avec la chaîne).

Chaque mise à jour de vos fichiers liés nécessiteront une nouvelle version du formulaire Paperless (une réimportation du fichier dans Paperless), même s'il n'a pas été affecté, afin que la procédure nouvellement modifiée soit à jour sur le formulaire.

Procédure en référence

Contrairement à l'autre type de procédure, celle-ci vous permet de lier une seule et même procédure à plusieurs formulaires.

Cela permet de modifier une seule procédure au besoin sans avoir à toucher à plusieurs identiques, mais aussi à avoir seulement à écraser le fichier par le nouveau pour déclencher la mise à jour.

  • Ouvrez le formulaire désiré dans le mode Éditeur;
  • Appuyez sur le bouton des pièces jointes (bouton bleu avec la chaîne);
  • Appuyez sur le "+";
  • Recherchez dans le Dropbox pour un ou plusieurs formulaires à attacher au formulaire;
  • Appuyez sur Conserver à jour;
  • Appuyez sur Ajouter.

Ces procédures peuvent être retirées en appuyant sur le "X" dans le mode Éditeur.
Ces procédures nécessiteront une signature de chacun des employés ayant accès à cette procédure si la procédure est attachée à un formulaire dont l'employé a accès.

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